SEPA mandaten aanmaken en beheren

Weergaven:

Wat als uw SEPA domiciliëring werd geweigerd?

Vereisten om te starten met SEPA domiciliëringen en mandaten

Overzicht van het mandaat beheer

Beheer uw mandaten

Nieuw mandaat aanmaken

Definieer de mandaatgegevens

Mandaatreferte: de mandaatreferte is iets dat u zelf kiest, maar het dient iets uniek te zijn dat zowel u (de schuldeiser) als u klant (de debiteur) kan identificeren. Bijvoorbeeld: Isabel gebruikt een combinatie van de datum dat het mandaat werd getekend en het uniek klantennummer (DDMMYYklantnummer)
Betaalschema: kies tussen Core en B2B
Betreft het mandaat een overeenkomst met een particuliere klant, is het core-schema verplicht. De debiteur heeft vanaf de uitvoeringsdatum van de domiciliëring minstens 8 weken om een terugstorting te vragen.
Betreft het mandaat een overeenkomst met een ander bedrijf, zijn zowel core als B2B mogelijk. Wanneer u voor B2B kiest, verifieert de bank van de debiteur het mandaat, en kan de debiteur na validering geen terugbetaling eisen.
De schuldenaar (debiteur) moet, liefst op voorhand ,maar ten laatste bij de eerste inning, het domicilëringsmandaat expliciet bevestigen aan zijn bank. Is dit niet gebeurd, zal de domiciliëring door zijn bank geweigerd worden (no mandate).
Betalingstype: kies tussen "Terugkerend" of "Eenmalig"
Volgorde: Deze volgorde wordt verstuurd naar uw bank samen met uw SEPA-domiciliëringbestand en verwittigd hen dat dit mandaat is aangemaakt of verwijdert mag worden. Daarom dient u als schuldeiser dit nauwkeurig te beheren.
- "Eerste (optioneel)": Kan desgewenst gebruikt worden voor de eerste invordering van een mandaat (bijvoorbeeld om op eenvoudige wijze mandaten te herkennen die nog niet succesvol zijn uitgevoerd door de bank).
- "Volgende": Kan gebruikt worden gedurende de volledige levenscyclus van het mandaat, met uitzondering van de laatste invordering.
- "Laatste": Zou enkel gebruikt moeten worden bij de laatste inning voor een bepaald mandaat. Wanneer u dus de laatste SEPA-domiciliëring verstuurt naar de bank zal dit er voor zorgen dat de bank instructies krijgt om dit mandaat te markeren als vervallen. Als u dit mandaat hergebruikt dan zal je SEPA-domiciliëring geweigerd worden doordat het "mandaat vervallen" is.
Datum ondertekening: dit is de datum wanneer het bewuste mandaat werd getekend. Ook indien dit een gemigreerd mandaat betreft, dient dit de originele datum van ondertekening te zijn. U kan deze datum terugvinden in het migratiebestand dat u hebt verkregen van uw bank. Indien u niet beschikt over wanneer het origineel mandaat werd ondertekend kan u de datum selecteren waarop u het mandaat migreerde.

Definieer de debiteur informatie

Definieer de schuldeiser informatie

Definieer de standaard waarden bij een mandaat

Beheer uw groepen van mandaten

De volgorde wijzigen van "Eerste" in "Volgende"

Wijzigen van mandaten (amendement toevoegen)

Een debiteur kan een wijziging aanvragen in zijn huidig mandaat (wijzigen van een rekeningnummer, naam of adres). Deze veranderingen moeten geïnitieerd worden door uw debiteur. Om verwarring en discussie te vermijden wordt het ten zeerste aangeraden om deze wijzigingen te laten bevestigen door uw debiteur via een ondertekende brief of email.

Het betaalschema (Core/B2B) en het betalingstype (terugkerend/éénmalig) zijn definitief bij creatie van het mandaat, en kunnen niet door een amendement worden gewijzigd.

Indien u zich vergiste bij het invoeren van het mandaat, verwijdert u het mandaat, en voert u het opnieuw in.
Indien u met uw klant een nieuw betaalschema of betalingstype heeft afgesproken is een nieuw mandaat vereist.

Wanneer u bestaande mandaten wijzigt, dan zal Isabel 6 automatisch voorstellen om een amendement aan het mandaat toe te voegen.

Om een mandaat te wijzigen, ga naar "Mandaten beheren" en selecteer het mandaat dat u wilt wijzigen.
Pas de gewenste waarde aan.
Tip: We raden aan om in het "Opmerking" veld onderaan de oude waarde in te vullen.
Klik op "Opslaan". Als een amendement nodig is, dan zal er een waarschuwing verschijnen. Deze geeft u de optie om het amendement toe te voegen.
- "Nee": Er wordt geen amendement toegevoegd (niet aangeraden).
- "Ja": het Mandaatamendement scherm zal worden weergeven met de oorspronkelijke en laatste gegevens. Bevestig deze wijziging met de knop "Toepassen".

Opmerking: een amendement wordt door Isabel 6 automatisch verwijderd van het bijhorende mandaat, dit gebeurd zodra u een SEPA-domiciliëring aanmaakt met het bewuste mandaat. Dus als u het aangemaakte SEPA-domiciliëringbestand verwijdert of de bank weigert het bestand, dan zal u opnieuw het juiste amendement dienen te creëren voordat u dit mandaat terug kan gebruiken. Uw bank is namelijk nog niet op de hoogte van de mandaatwijzigingen en kan hierdoor de verdere verwerking weigeren. Vandaar ons advies de aangebrachte wijzigingen in het veld "Opmerking" van het desbetreffende mandaat te noteren.

Mandaten importeren en exporteren

Door uw mandaten te importeren en exporteren kunt u al uw bestaande mandaten naar een andere gebruiker migreren of ze bekijken met een rekenbladapplicatie zoals Excel.

Het opladen of importeren van mandaten gebeurt in een specifiek formaat eigen aan Isabel. Het exporteren en importeren van mandaten is uitdrukkelijk voorzien voor het overdragen van de mandaten tussen Isabel gebruikers. Het importeren van mandaten vanuit een boekhoudprogramma naar Isabel, of andersom, is niet mogelijk.

Uw mandaten exporteren

Uw mandaten importeren

Uw mandaten openen in Excel

Een SEPA Domiciliëring aanmaken

Meer informatie

Definities:
- SEPA Direct Debit (SDD): het Europese domiciliëringssysteem, dat DOM80 (en bv. DOM2000) vervangt. Met Europese domiciliëringen beschikt u over een uniek, beveiligd en snel systeem om uw facturen in euro in om het even welk SEPA-land te betalen.
- Crediteur: de persoon aan wie de debiteur geld verschuldigd is. Iemand aan wie men een verplichting heeft, dit bent u in de SDD context van isabel6.
- Debiteur: de persoon die geld verschuldigd is aan de crediteur. Iemand die de plicht heeft een schuld te betalen.
- DMF: Debtor-based Mandate Flow waarbij de debiteurbank verantwoordelijk is voor de mandaten.
- CMF: Creditor-based Mandate Flow waarbij de crediteurbank verantwoordelijk is voor de mandaten.
- CI: Crediteurreferentie.
- MRI: Mandate Related Info of informatie die gerelateerd is met het mandaat.
Beschrijvingen:
- Functies in SDD:
  - SDD ondersteunt eenmalige domiciliëringen: mandaten die slechts voor één invordering kunnen worden gebruikt.
  - Bij SDD is de crediteur verantwoordelijk voor het beheer van de mandaten.
  - SDD heeft twee schema's (het verschil heeft betrekking op de juridische bescherming en contractuele verplichtingen):
    - Het Core-schema (= B2C = Business to Customer) en
    - het B2B-schema (Business to Business).
  - SDD gaat over van DMF naar CMF.
Core-domiciliëring versus B2B-domiciliëring:

Core DD-schema		B2B DD-schema
De crediteur is verantwoordelijk voor het verkrijgen van het mandaat.	=	De crediteur is verantwoordelijk voor het verkrijgen van het mandaat.
Het mandaat wordt niet gevalideerd door banken.	?	De debiteurbank valideert het mandaat.
De crediteur zendt een domiciliëringsverzoek naar zijn/haar bank met de mandaatreferentie.	=	De crediteur zendt een domiciliëringsverzoek naar zijn/haar bank met de mandaatreferentie.
De debiteurbank voert de domiciliëring uit.	?	De debiteurbank verifieert het mandaat & voert de domiciliëring uit.
De debiteur heeft 8 weken om de terugbetaling te vragen (meer is mogelijk).	?	De debiteur heeft geen mogelijkheid om de terugbetaling te vragen.
Invorderingsdatum = D+1	=	Invorderingsdatum = D+1

Het verloop van een mandaat:
- De crediteur stuurt het Europees mandaatformulier naar uw debiteur. De debiteur stuurt het getekende formulier rechtstreeks terug.
- De crediteur archiveert de ontvangen (papieren) mandaten en voert de mandaatgegevens in Iasbel 6 in. Hierna kan de crediteur overgaan tot het aanmaken van een invordering in Isabel 6.
Het verloop van een SDD:
- Bij een invordering worden voor de hand liggende verrichtingsgegevens verstuurd naar de bank.
- MRI moet worden meegestuurd naar de bank:
  - Een mandaatreferte die uniek moet zijn voor de betrokken crediteursidentificatie.
  - Een notie volgorde van invorderingen. Bij de eerste invordering van een nieuw mandaat (en bij sommige latere wijzigingen) moet als volgorde "Eerste" worden meegestuurd. Na een geslaagde invordering moet de volgorde in het mandatenbeheer worden veranderd in "Volgende".
  - De datum van ondertekening van het mandaat.
  - Het schema: Core of B2B.
  - Mandaattype:
    - Terugkerend: invorderingen kunnen herhaaldelijk gebeuren.
    - Eenmalig: er kan en mag maar één keer ingevorderd worden.
- De rol van de banken:
  - Uitvoerende rol:
    - De bank van de crediteur zorgt dat de invorderingen naar de betrokken bank van de debiteur gestuurd worden.
    - De bank van de debiteur debiteert de rekening van de debiteur en maakt het bedrag over aan de bank van de schuldeiser.
    - De bank van de crediteur crediteert de rekening van de schuldeiser.
  - Registrerende rol:
    - Registratie van het schema, de volgorde en type van de invordering.
    - Het bijhouden van de historiek van de invorderingen door de bank van de debiteur (bv. voor het recht op terugbetaling).
    - Het bijhouden van de DOM80 gegevens voor gemigreerde mandaten.
    - De bevestiging van de B2B mandaten.
  - Controles:
    - Is er voldoende provisie op de rekening van de debiteur?
    - Is de volgorde van invorderingen gerespecteerd?
    - Heeft de debiteur de invorderingen voor deze schuldeiser geblokkeerd?
    - Controle op B2B mandaten (geen recht op teruggave aan de debiteur).
    - Als de invordering niet kan gedebiteerd worden van de rekening van de debiteur dan zal zijn bank dit melden als REJECT aan de bank van de schuldeiser.